Drei Schritte zur Auswahl der richtigen Cloud-Lösung für Ihr Unternehmen

Wie Integrationsfähigkeit, Skalierbarkeit und Datensicherheit über den Erfolg Ihrer Cloud-Einführung entscheiden.

Die Gründe für die Einführung eines Cloud-Systems sind vielseitig und die Führung eines erfolgreichen und langfristig wettbewerbsfähigen Unternehmens ohne Cloud-Dienste oft nicht mehr vorstellbar. Selbst traditionell konservative Wirschaftszweige wie Anwaltskanzleien, Treuhänder, Arztpraxen oder Produktions- sowie Handwerksbetriebe setzen inzwischen auf zahlreiche Cloud-Technologien, um beispielsweise Termine zu managen, Schichtpläne zu erstellen oder Daten effizienz und sicher innerhalb der Organisation oder mit externen Partnern auszutauschen.

Gerade für Startups und kleinere Unternehmen bieten Cloud-Dienste die Möglichkeit, bedarfsweise auf Ressourcen zuzugreifen, die in Eigenentwicklung oder mit eigenen Servern und Rechenzentren nicht abzudecken wären.

Unternehmen versprechen sich von der Nutzung der Cloud vor allen Dingen:

• Kosteneinsparungen
• Geschwindigkeit
• Globale Skalierung
• Produktivität
• Leistung
• Zuverlässigkeit
• Sicherheit

Quelle: Microsoft, 2019.

Mittlerweile gibt es Cloud-Lösungen für alle möglichen Anwendungsbereiche – von Speicherplatz über cloudbasierte Software (SaaS) über hochverfügbare Datenbanken als Dienst (PaaS) oder reine Serverleistung, die rasch dezentralisiert verfügbar sein soll (IaaS). Je nachdem, aus welchem Grund Sie welche Art von Cloud-Lösung in Betracht ziehen wird sich natürlich auch der Entscheidungsprozess unterscheiden.

Wir haben aber festgestellt, dass es drei Prinzipien gibt, welche für die Evaluierung eines jeden Systems als Orientierung herangezogen werden können.

Wie gut passt das System in Ihre bestehende IT-Infrastruktur hinein

Es wird wohl selten passieren, dass Sie sich für ein neues Cloud-System entscheiden und es direkt in seinem ganzen Umfang nutzen können. Jedem Kaufprozess schliesst sich ein Integrationsprozess an, der von wenigen Tagen bis bin zu vielen Monaten oder länger dauern kann. Entscheidend ist nicht unbedingt, den Aufwand so gering wie möglich zu halten. Eher geht es darum, ihn richtig einzuschätzen und abzuwägen, ob sich das Investment an Zeit und Ressourcen lohnen wird.

Um das verlässlich tun zu können, sollten im Evaluierungsprozess Gespräche zu Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur stattfinden. Planen Sie bereits vor Einführung der Software alle nötigen Integrationen und deren Umsetzung. Es gibt nicht Schlimmeres, als böse Überraschungen. Stellen Sie sich beispielsweise vor, dass Ihr neues cloudbasiertes ERP System CHF 20'000 kostet. Nachdem die Tinte auf dem Dreijahresvertrag getrocknet ist fällt Ihnen auf, dass Sie die Kontakte im ERP-System mit dem CRM, das der Vertrieb nutzt, und der Marketingautomatisierungssoftware synchronisieren sollten. Sie erkundigen sich nach möglichen Integrationspartnern und müssen plötzlich mit weiteren CHF 200'000 rechnen.

So kann ein vermeintlich günstig aussehendes und möglicherweise auch sehr gutes System schnell zum schwarzen Budgetloch werden.

Ein guter Consultant stellt Ihnen daher im Evaluierungsprozess Fragen zur bestehenden IT-Infrastruktur und empfiehlt Ihnen möglicherweise Integrationspartner beziehungsweise stellt Ihnen einen technischen Ansprechpartner für Ihre interne IT zur Verfügung. Aber nicht alle Consultants sind umsichtig und erfahren genug, um jeden Stolperstein für Sie zu entdecken. Fragen Sie daher aktiv nach und ziehen bei grossen Investitionen Berater hinzu, die Ihnen dabei helfen, das neue Cloud-System in die bestehende IT-Landschaft einzubinden.

Warum das Thema Integrationen gerade bei Cloud-Lösungen so schwer zum Tragen kommt? Wenn das System nicht von Ihnen selbst entwickelt und verwaltet wird, fehlen Ihnen gegebenenfalls Informationen oder gar Zugriffsrechte beispielsweise auf eine API. Bei selbst gehosteten Systemen haben Sie eine etwas grössere Kontrolle, schränken sich allerdings oft hinsichtlich vieler anderer Parameter enorm ein. Die nachfolgend behandelte Skalierbarkeit des Systems kann ein solcher limitierender Faktor sein.

Wie gut passt die Lösung in fünf Jahren noch zu Ihnen?

Das grosse Buzzword an dieser Stelle heisst Skalierbarkeit. In fast jedem Vertriebsprozess zu Cloud-Lösungen fragt irgendjemand irgendwen nach der Skalierbarkeit. Was damit aber gemeint werden soll, ist manchmal gar nicht so klar. Regelmässig wird in der IT mit Skalierbarkeit die Möglichkeit beschrieben, die IT System (z.B. eine Cloud-Lösung) mühelos an den zukünfigen Bedarf anpassen zu können.

Es überrascht kaum, dass die Skalierbarkeit eines Systems für Unternehmen so wichtig ist, schliesslich ist sie einer der Hauptgründe für Geschäftsführerinnen oder Geschäftsführer, sich überhaupt mit der Cloud zu beschäftigen. Natürlich soll das ausgewählte System dann auch über lange Zeit hinweg mit dem Unternehmen wachsen können.

Was aber oft vergessen wird:

1. Wieviel Skalierbarkeit brauchen Sie wirklich?

   Erstellen Sie Zukunftsprognosen über Ihr Wachstum und überlegen Sie von dort ausgehend, was Ihr System wirklich mitmachen muss. Für KMU muss es vielleicht nicht immer die teure SAP-Lösung sein, die für Unternehmen mit zehntausenden an Mitarbeitern und vielen Legacy-Systemen in Frage kommt.

   Glücklicherweise gibt es auch Unternehmen, die sich auf den Mittelstand und kleinere Unternehmen fokussieren. Deren Systeme skalieren in der Regel nur bis zu einem gewissen Grad. Ein Beispiel an dieser Stelle ist ein System zur Marketingautomatisierung, das nur an maximal fünf Millionen Kontakte pro Monat E-Mails versenden kann. Wenn sich in Ihrer Datenbank aktuell nur eine halbe Millionen Kontakte befinden, ist die eingeschränkte Skalierbarkeit wahrscheinlich völlig in Ordnung.

   Also – wenn Sie nach Skalierbarkeit fragen, überlegen Sie sich vorher am besten schon, warum und in welchem Mass Sie die Cloud-Lösung zunehmend belasten möchten.

2. Denken Sie auch an die Skalierbarkeit “rückwärts”

   Was passiert eigentlich, wenn die Anzahl an Kontakten schrumpft? Zum Beispiel, weil die Datenbank veraltet ist und Sie sich auf eine kleinere Zielgruppe konzentrieren? Oder was ist, wenn Sie weniger Lizenzen für ein Cloud-System brauchen, beispielsweise weil Sie ein weiteres System für Teile des Unternehmens einführen? Ist in dem Fall auch eine Kosteneinsparung möglich, oder muss bis zum Vertragsende gewartet werden?

Wie sicher ist die Cloud?

Auch hier treffen wir auf eines der zentralen Buzzwords der heutigen Zeit, und das zurecht. Datensicherheit ist durch Skandale und das inkrafttreten der DSGVO mehr und mehr in den Fokus geraten. Wenn man bedenkt, dass die durchschnittlichen Kosten einer Datenpanne bei KMU bei rund CHF 120'000 liegen, lohnt es sich, das Thema ganz genau unter die Lupe zu nehmen (Kaspersky, 2018).

Bei einer Cloud-Lösung greifen Sie mit Ihren Endgeräten auf eine Anwendung im Internet zu. Dabei gibt es mehrere potentielle Angriffspunkte:

• Das Endgerät selbst, wenn es zum Beispiel gestohlen wird und nicht gut genug gesichert ist.
• Die Verbindung zwischen Ihnen und dem Cloud-Dienst, wenn sie nicht verschlüsselt ist (was sie aber in der Regel immer sein wird).
• Die Datenzentren des Cloud-Dienstleisters. Zwar stellt man sich unter der Cloud eine Wolke an Daten vor, die überall und nirgendwo wirklich gespeichert sind, letztendlich liegen die Daten aber natürlich auf physischen Servern und bedürfen dort einem entsprechenden Schutz.

Trotzdem sind Cloud-Systeme in der Regel sehr sicher, denn die Dienstleister beschäftigen ganze Unternehmensbereiche, die sich ausschliesslich mit dem Thema auseinandersetzen. Das ist oft besser, als Datensicherheit ausschliesslich intern adressieren zu müssen.

Sicherheit ist relativ

Die absolute Datensicherheit zu garantieren ist fast nicht möglich, zumindest nicht mit angemessenen Ressourcen. Daher stellt sich immer die Frage: welche Daten erfordern welches Level an Sicherheit? Banken und Versicherungen beispielsweise haben strengere Auflagen, da sie mit hochsensiblen personenbezogenen Daten arbeiten. Die Verarbeitung von hochsensiblen Daten, wie zum Beispiel Kreditkarteninformationen, stellen in den meisten Jurisdiktionen besonders strenge Anforderungen an die eingesetzten Cloud-Systeme.

Auf der anderen Seite gibt es reichlich Anwendungsfälle, bei denen die Datensicherheit nicht unbedingt wasserdicht sein muss. Wenig überraschend, dass für anonymisierte statistische Daten die meisten Organisationen ein geringeres Level an Sicherheitsvorkehrungen wählen.

Lesen Sie unseren Beitrag zum Thema Sicherheitsrisiko Remote Work, in dem wir einige Vorkehrungen in Bezug auf Cloud-Technologien ansprechen.

Der Serverstandort

Laut einer Bitkom-Umfrage im Jahr 2018 bei 557 Unternehmen in Deutschland mit mindestens 20 Mitarbeitern vertrauen 76% der Unternehmerinnen und Unternehmern nur Cloud-Anbietern, die in der der EU Ansässig sind. Ein ähnliches Bild lässt sich gerade bei stark regulierten Branchen auch in der Schweiz erkennen. Aber warum eigentlich? Sind Daten, die in der EU gespeichert werden, automatisch sicherer?

Die einfache Antwort ist - jein. Die Daten sind auf einem Server in der Schweiz oder der EU technisch nicht besser geschützt, als auf einem Server in den USA oder in Indien – zumindest nicht automatisch. Was die beiden jedoch unterscheidet ist das Rechtssystem, auf das bei Datenschutzverletzungen zugegriffen werden kann. Mario Hoffman, Informatiker am Fraunhofer Institut in Deutschland sagte dem Handelsblatt:

„Man muss sich aber im Klaren sein, dass Firmen und Privatpersonen in Deutschland einen besseren Datenschutz genießen als anderswo. Wenn Unternehmen auf einen Rechtsrahmen Wert legen, der das Vorgehen gegen Verstöße erlaubt, kann die Wahl nur auf Deutschland als Standort fallen.“

Ähnliches liesse sich natürlich auch über die Schweiz und andere Länder der EU sagen. Auch hier muss also wieder abgewogen werden. Welche Schritte unternimmt der Cloud-Dienstleister zum Datenschutz und Datensicherheit, welche Zertifizierungen kann er beispielsweise vorweisen und welche Verschlüsselungen werden genutzt? Reicht das für die relative Sicherheit, oder ist beispielsweise der Datenschutz von so grosser Bedeutung, dass die Server-Standorte in der Schweiz oder der EU liegen müssen? Oder sollte vielleicht sogar über eine Hybride Cloud-Lösung nachgedacht werden, bei der bestimmte Daten lokal auf Ihren eigenen Servern gespeichert werden?

Das Fazit

Cloud-Lösungen zu evaluieren macht Spass – ehrlich. Wer sich nicht vom Vertriebsjargon aus der Bahn werfen lassen will, sollte aber gut vorbereitet sein und seine Vorstellungen klar teilen können. Gleichzeitig empfiehlt es sich, trotzdem offen für neue Vorschläge zu bleiben.

Cloud-Lösungen sind ein bisschen wie Häuser – das perfekte Haus zum besten Preis in optimaler Lage gibt es nicht. Kompromisse gehören bei der Auswahl dazu. Und wenn Sie den einen oder anderen internen Prozess umstellen müssen, um dafür ein State-of-the-Art-System nutzen zu können, ist das unter Umständen völlig in Ordnung.

Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie aktuell vor der Herausforderung stehen, die richtige Lösung zu finden.