Microsoft Teams während der COVID-19-Pandemie erfolgreich nutzen

Immer mehr Unternehmen wurden gezwungen, Home-Office Arbeitsplätze für ihre Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen, um die COVID-19-Pandemie zu überstehen. Die gute Nachricht? Microsoft bietet während des Coronavirus-Ausbruchs die Kollaborationslösung Microsoft Teams kostenlos an.

Sie beschäftigen sich mit der Einführung von Microsoft Teams, um Telearbeit zu ermöglichen? Laden Sie sich hierzu unser Ebook herunter, welches wir in Zusammenarbeit mit Microsoft für Sie zusammengestellt haben: Effektive Fernarbeit mit Microsoft Teams.

Was ist Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist eine Anwendung für kollaborative Kommunikation, welche Chat, Videokonferenzen, Dateispeicherung und sicheren Zugriff auf Dokumente in einer benutzerfreundlichen Oberfläche kombiniert. Jeder, der mit anderen an Dokumenten arbeiten möchte, insbesondere mit Anwendern der Microsoft Office Suite, kann das Beste aus Microsoft Teams herausholen. Dazu gehören Ihre Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Partner.

Microsoft Teams ist eine Freemium-Plattform, welche entweder über eine Desktop-Anwendung (für Windows/Mac/Linux), über einen Browser oder eine mobile Anwendung auf iPhone/iPad sowie Android genutzt werden kann, um sich zu treffen und zusammenzuarbeiten.

Wie erhalten Sie Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist Teil von Microsoft 365 (was bis vor kurzem noch Office 365 hiess). Wenn Ihre Organisation bereits Microsoft 365 abonniert hat, ist es automatisch verfügbar und Sie können jederzeit darauf zugreifen. Sobald Sie sich angemeldet haben, erhalten Sie eine Lizenz für eine kostenlose Version von Teams. Sie ist bis im Januar 2021 gültig und Sie können die Lizenz für Mitglieder Ihres Teams verwenden. Dies gilt selbstverständlich auch für Auftragnehmer und Freiberufler.

Da Microsoft Teams auf den umfassenden Diensten von Microsoft 365 aufbaut, verwendet es Azure Active Directory für die Benutzeranmeldung und Office 365-Gruppen für die Zusammenarbeit. Daher ist es am besten, die folgenden Tools für die Verwaltung administrativer Aufgaben als Lesezeichen in Ihrem Browser zu speichern:

• Microsoft 365 Admin Center zur Steuerung von Benutzerkonten und Lizenzen und zum Zugriff auf alle weiteren Verwaltungsfunktionen von Microsoft 365
• Microsoft Teams Admin Center, um globale Team-Einstellungen zu konfigurieren und den Status Ihrer Installation zur überprüfen

Für beide Werkzeuge müssen Sie sich mit den administrativen Zugangsdaten Ihrer Microsoft 365 Umgebung anmelden, um Zugriff auf die Verwaltungsfunktionen zu erhalten. Gerade in kleineren Unternehmen handelt es sich dabei um die Email-Adresse und das Passwort des so genannten «globalen Administrator».

Alle diejenigen, welche nicht über ein Microsoft 365 Abonnement verfügen, können die Teams-App trotzdem installieren und Microsoft Teams im Freemium-Modus verwenden. Diese Version läuft nie ab und bietet unbegrenzten Chat, integrierte Gruppen-, Audio- oder Videogespräche, 10 GB Team-Dateispeicher und 2 GB persönlichen Dateispeicher pro Benutzer. Darüber hinaus können Sie in Echtzeit in den Office-Webanwendungen (Word, Excel, OneNote und PowerPoint) zusammenarbeiten.

Wie kann Microsoft Teams Ihrem Unternehmen während der Coronavirus-Krise helfen?

Microsoft Teams verfügt über die Werkzeuge, die Sie benötigen, um in Verbindung zu bleiben und Ihre Arbeit zu erledigen:

• Chat – Um mit Ihrem Team zu kommunizieren und damit alle auf dem Laufenden zu bleiben.
• Telefonsystem – Erledigen Sie Ihre Telefonanrufe direkt in Microsoft Teams und nehmen Sie Anrufe am PC, Mac oder auf Ihrem Smartphone mit Ihrer gewohnten Telefonnummern entgegen.
• Bildschirmfreigabe und -aufzeichnung – Einfaches Freigeben und Aufzeichnen Ihres Bildschirms bei Besprechungen.
• Videokonferenzen – Integrierte Gruppen- und Einzelgespräche mit Audio- oder Videogesprächen für Ihre Sitzungen und Besprechungen.
• Live-Veranstaltungen – Erstellen Sie grosse Live-Veranstaltungen, unabhängig davon, wo Ihr Team, Ihr Publikum oder Ihre Zuhörer sind (z.B. für Webinars, Seminare oder Informationskampagnen).
• und viele, viele weitere Funktionen...

Obwohl  viele dieser Funktionen durch die Kombination von zahlreichen anderen Produktivitätsplattformen, wie zum Beispiel Zoom, Slack, Dropbox oder Skype ebenfalls ermöglicht werden können, bieten nur wenige eine umfassende Plattform, welche bereits mit den bekannten und oft bereits vorhandenen Office Tools genutzt werden kann. Bei Ventoo haben wir Microsoft Teams schon vor mehr als drei Jahren in unsere Kultur und damit unseren Betrieb integriert. Microsoft Teams ist die Art und Weise, wie wir intern und extern in Verbindung bleiben. Die App bietet alle Schlüsselfunktionen, welche wir täglich benötigen und ist auf diese Weise zu unserem wichtigsten Hilfsmittel geworden, um die grosse Nachfrage von Kunden und Interessenten nach Kollaborationslösungen schnell, effizient und standortunabhängig zu bearbeiten.