Microsoft Teams und die Power Platform

Microsoft Teams ist das Zentrum für jeden Modern Workplace und damit für den digital transformierten Arbeitsplatz der Zukunft. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, verbindet Microsoft Teams die wichtigsten Werkzeuge, welche die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verlaufe eines Arbeitstages benötigen in einer App: Chat, Meeting, Telefonanrufe und die Produktivitätslösung Office 365.

Durch die Kombination dieser Aufgaben in einem einzigen Produkt können Mitarbeiter vermeiden, ständig zwischen verschiedenen Kontexten hin und her wechseln zu müssen. Stattdessen können sie ihre Zeit in einem einzigen Team oder Kanal verbringen, welcher mühelos alle relevanten Informationen im jeweiligen Kontext zusammenführt.

Die Microsoft Power Platform erweitert dieses zentrale Werkzeug

Nicht alle Aufgaben können jedoch von vornherein vollständig in Microsoft Teams abgebildet werden. Es wird immer Geschäftsprozesse geben, die unternehmensspezifisch sind und wofür eine massgeschneiderte Lösung erfordert ist. Genau dort kann die Power Platform ansetzen, um diese Lücken zu füllen.

Mit Tools wie Power Apps und Power Automate können Unternehmen individuelle Anwendungen erstellen, die Routineprozesse automatisieren und für eine Struktur sorgen, wo es bisher keine gab. Und mit Microsoft Teams können Mitarbeiter diese benutzerdefinierten Anwendungen nutzen und gleichzeitig die Vorteile des dialogorientierten Ansatzes von Microsoft Teams wirkungsvoll einsetzen.

Dies ist eine radikale Abkehr von der Vergangenheit, in der Produktivitätssoftware wie E-Mail und Dokumentbearbeitung losgelöst von anderen Geschäftsanwendungen wie CRM oder ERP Systeme betrieben wurde. Die Zeiten des ständigen Wechsels zwischen verschiedenen Tools sind vorbei, da Unternehmen alle diese Tools in einem einzigen Kanal in Microsoft Teams integrieren können.

Ein Beispiel: Abbildung eines Verkaufprozesses

Ein Verkaufsteam verwendet in der Regel mehrere verschiedene Werkzeuge, um einen einzigen Verkaufszyklus abzuschliessen. Dazu gehören typischerweise Tools zur Vereinfachung ihrer internen Diskussionen (z.B. E-mail, Chat-Dienste, Telefonie), verschiedene PowerPoint-Decks und Offertdokumente, die sie dem Kunden präsentieren, ein Customer Relationship Management (CRM)-Tool sowie verschiedene Reporting-Tools und Genehmigungsabläufe.

Um dieses Szenario zu strukturieren, werden wir einem typischen Verkaufszyklus als Beispiel folgen:

1. Entwurf des Verkaufsangebots
2. Erstellen einer Verkaufschance
3. Entwurf des Kundenauftrags
4. Analyse vorhandener Daten über den Kunden
5. Einreichen der Offerte zur Genehmigung
6. Treffen mit dem Kunden, um das Geschäft abzuschliessen

Entwurf des Verkaufsangebotes

Die meisten Projekte beginnen informell als ein Gespräch zwischen zwei oder mehr Kolleginnen und Kollegen. Während dieser Zeit können die Teammitglieder die Chat-Funktion innerhalb von Microsoft Teams nutzen, um Einzelheiten über das bevorstehende Geschäft zu besprechen und welche Strategien sie anwenden wollen, um es abzuschliessen.

Um ihre Gespräche zu organisieren und ein Raum für die künftige Arbeit zu schaffen, könnten sie ein zentrales Team für alle ihre Kunden erstellen, in der sie dann für jeden Kunden einen eigenen Kanal anlegen. Diese Kanäle erleichtern in Zukunft das Auffinden relevanter Informationen zu einem spezifischen Kunden und tragen zur Kontextualisierung der Arbeit des Verkaufsteams bei.

Kurz nachdem das Verkaufsteam untereinander diskutiert hat, beginnt es damit, die Unterlagen zusammenzustellen, die sie beim Treffen mit dem Kunden verwenden werden. Beispielsweise können sie ein PowerPoint-Deck direkt in Microsoft Teams öffnen und gemeinsam darüber chatten oder ein Teams Meeting durchführen. Falls Änderungen erforderlich sind, können sie das Deck sogar direkt in Microsoft Teams zusammen bearbeiten.

Erstellen einer Verkaufschance

Bevor Sie sich zu sehr in das Geschäft vertiefen, sollte das Vertriebsteam alle relevanten Informationen in sein CRM-System eingeben. Als KMU verwendet das Verkaufsteam Microsoft Dynamics 365 Sales Professional, so dass es besonders einfach ist, eine Ansicht des aktuellen Kunden in Microsoft Teams einzubetten.

Entwurf des Kundenauftrags

Sobald das Team die Einzelheiten des Deals geklärt hat, kann es mit der Erstellung eines Kostenvoranschlags für den Auftrag beginnen. Jedes Unternehmen hat einen anderen Auftrags- oder Kostenvoranschlagsprozess, daher ist dies der erste Ort, an dem die Power Platform behilflich sein kann. Unser Beispiel-KMU hat hierfür eine Canvas App in Microsoft Power Apps erstellt, in der es alle relevanten Informationen zusammenträgt, bevor die Kosten berechnet und die Daten in den verschiedenen Systemen eingetragen werden.

Analyse vorhandener Daten über den Kunden

Um den Kunden vor einem persönlichen Treffen besser zu verstehen, wäre es vorteilhaft, vorhandene Daten über den Kunden einzusehen. Wie viele Bestellungen hat der Kunde in der Vergangenheit aufgegeben? Wie loyal sind sie? Werden sie wahrscheinlich abwandern? Für diese Anforderungen kann das Team Power BI verwenden, um historische Daten über den Kunden anzuzeigen und zu interpretieren.

Einreichen der Offerte zur Genehmigung

Nachdem sich das Team nun mit einer Schätzung, früheren Daten und einem soliden Deck ausgerüstet hat, ist es jetzt bereit, um von seiner Managerin die endgültige Genehmigung für die erstellte Offerte zu erhalten. Für diesen letzten Schritt kann das Team den Prozess für Genehmigungen in Power Automate nutzen oder einen eigenen Bot erstellen, um komplexe Geschäftsprozesse selbsterklärend abzubilden. Dieser Prozess für Genehmigungen erlaubt es dem Team und der Managerin die Freigabe für das Angebot aus Microsoft Teams heraus zu erledigen, ohne dass der Kontext verlassen werden muss.

Treffen mit dem Kunden, um das Geschäft abzuschliessen

Schlussendlich kann das Verkaufsteam die Besprechungs- und Telefoniefunktionen von Microsoft Teams nutzen, um den Kunden zu kontaktieren und das Geschäft abzuschliessen.

Möchten Sie mehr über die Möglichkeiten zum Zusammenspiel von Microsoft Teams und der Power Platform erfahren? Dann empfehlen wir Ihnen einen Blick in das Teams + Power Apps Whitepaper, wo Sie nicht nur dieses Beispiel, sondern auch mehr zur konkreten Umsetzung von Power Apps integriert in Microsoft Teams finden. Wenn Sie Fragen zur Umsetzung in Ihrem Unternehmen oder Integrationen in Ihre individuellen Applikationen mit eigenen Connectoren umsetzen möchten, steht Ihnen unser Team gerne per Email unter hello@ventoo.ch oder in einem 1:1 Gespräch im Rahmen unseres unverbindlichen Beratungsangebots gerne zur Verfügung.